Assistant Internal Operations – Mitarbeiter*in Empfang (m/w/d)

  De Gruyter Brill

Assistant Internal Operations – Mitarbeiter*in Empfang (m/w/d)
Als Mitarbeiter*in Empfang sind Sie Teil unseres Internal Operations Teams und verantwortlich für die Betreuung von Besucher*innen sowie für die Entgegennahme von Anrufen aus dem In- und Ausland. Darüber hinaus erwartet Sie ein diverses und spannendes Aufgabenfeld rund um die Organisation interner Bereiche innerhalb einer internationalen Belegschaft. Die Stelle ist unbefristet und am Standort Berlin zu besetzten. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 30h/Woche.

IHRE AUFGABEN
Empfangen, Anmelden und Bewirten von Gästen
Verwalten von Gäste- und Handwerkerausweisen unter Führung eines Gästebuchs mit Zutrittskontrollen
Ausgabe und Verwaltung von Transpondern und Schlüsseln
Telefonate auf Deutsch und Englisch entgegennehmen, weiterleiten bzw. Rückrufbitten dokumentieren
Betreuung und Bewirtung von Meetings ab IMO (Integration Management Office-Level) sowie Beschaffung und Bestandspflege von Moderationsmaterialien
Zentrale Koordination von Büromaterial und Getränken sowie allgemeines Büromanagement am Standort Berlin
Interne Kommunikation im Intranet
Verwaltung verschiedener Applikationen im Bereich Internal Operations, wie Raumbuchungssoftware, Travel Management und Verpflegungsautomaten
Organisation von Mitarbeiterbenefits, wie die Planung von Massagen über ein Buchungstool
Unterstützung im Fuhrparkmanagement
Kontierung von Rechnungen

IHR PROFIL
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
Anwenderkenntnisse in den Standard-PC-Office-Anwendungen (Excel, Word)
Eine hohe Kundenorientierung, sowie ein freundliches und souveränes Auftreten
Eine zuverlässige und flexible Arbeitsweise
Gute bis sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

WIR BIETEN IHNEN
Eine spannende berufliche Herausforderung bei einem der Innovationstreiber der Verlagsbranche
Familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit und eine flexible Homeoffice-Regelung für eine gute Work-Life-Balance
Einen großzügigen Urlaubsanspruch und Sonderurlaubstage
Umfangreiche Leistungen und Zuschüsse für ein gesundes, ausgewogenes Leben
Personalentwicklungsbudget und Angebote zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
Passionierte Kolleg*innen in vielfältigen, internationalen Teams; gemeinsame Teamevents und Firmenfeiern
Bei De Gruyter setzen wir uns für Vielfalt und Chancengleichheit ein. Es ist unser gemeinsames Ziel, eine Unternehmenskultur der Integration und Zugehörigkeit zu schaffen.

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